Cómo ganar eficiencia en la organización del trabajo

imagen¿Sabías que menos del 2% de la población es capaz de hacer varias tareas a la vez? Si perteneces a ese grupo ¡felicidades! Si por el contrario perteneces al numeroso grupo del 98% que no lo es, aquí van algunas ideas para ser más eficiente.

La actual empresa nos demanda que seamos “multitarea”, sin embargo esto acaba convirtiéndose en una interminable cadena de interrupciones, que nos lleva a una gran pérdida de tiempo con el consiguiente estrés.

Sigue siempre la regla de “una sola cosa a la vez” – H2

Claro que las prioridades pueden cambiar en cualquier momento, ahí es donde entra tu flexibilidad, esa “sola cosa” tiene que cambiar. Recoge la documentación que tenías sobre la mesa, métela en una subcarpeta, las hay de diferentes colores para distinguirlas, rotúlala con un post-it y déjala en una esquina de tu mesa. Saca la documentación de la nueva tarea que ahora es más urgente y ponte con ella “a piñón”.

Si estás trabajando con documentos de Windows o Mac, harás lo mismo: crear una carpeta para el tema con el que estabas, archivar en ella los documentos, apuntar en el Bloc de notas o documento de Word las páginas Web con las que estabas trabajando, salvarlo todo dentro de la carpeta, y crear una nueva para la siguiente tarea.

En realidad, ser eficiente está basado en la flexibilidad con la que cambias de tema

Y no en que tengas 7 temas sobre la mesa con el consiguiente revoltijo de documentación. Tendrás que ir combinando los temas para que ninguno se quede sin empezar, pero la eficiencia real está en saber priorizar.

Para priorizar con eficiencia, hay tres cosas que debes tener en cuenta:

1.Qué temas son más importantes

2.Qué temas son más urgentes

3.Qué temas hay con más posibilidades de que te pidan que reportes, ya sea el cliente o tu propia empresa

Organiza a diario tus tareas dedicando 10 minutos al finalizar tu jornada

Así podrás dejar bien archivados los temas y decidido por donde empezar al día siguiente, y dedica otros 5 minutos al comenzar la nueva jornada para tener también en cuenta las nuevas tareas que surjan a primera hora.

Ganarás MUCHO tiempo cada día al no desperdiciarlo en tratar de “encontrarte” entre tu maraña de papeles, pestañas abiertas de páginas Web y prioridades confusas.

Sigue estos consejos que te ayudarán a eliminar el desorden físico y mental, y a mejorar tus resultados en la organización del trabajo.

“El éxito es un estado de la mente. Si quieres éxito, comienza pensando en tí mism@ como alguien exitos@.” JOYCE BROTHERS

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