Cómo ganar eficiencia en la organización del trabajo

imagen¿Sabías que menos del 2% de la población es capaz de hacer varias tareas a la vez? Si perteneces a ese grupo ¡felicidades! Si por el contrario perteneces al numeroso grupo del 98% que no lo es, aquí van algunas ideas para ser más eficiente.

La actual empresa nos demanda que seamos “multitarea”, sin embargo esto acaba convirtiéndose en una interminable cadena de interrupciones, que nos lleva a una gran pérdida de tiempo con el consiguiente estrés.

Sigue siempre la regla de “una sola cosa a la vez” – H2

Claro que las prioridades pueden cambiar en cualquier momento, ahí es donde entra tu flexibilidad, esa “sola cosa” tiene que cambiar. Recoge la documentación que tenías sobre la mesa, métela en una subcarpeta, las hay de diferentes colores para distinguirlas, rotúlala con un post-it y déjala en una esquina de tu mesa. Saca la documentación de la nueva tarea que ahora es más urgente y ponte con ella “a piñón”.

Si estás trabajando con documentos de Windows o Mac, harás lo mismo: crear una carpeta para el tema con el que estabas, archivar en ella los documentos, apuntar en el Bloc de notas o documento de Word las páginas Web con las que estabas trabajando, salvarlo todo dentro de la carpeta, y crear una nueva para la siguiente tarea.

En realidad, ser eficiente está basado en la flexibilidad con la que cambias de tema

Y no en que tengas 7 temas sobre la mesa con el consiguiente revoltijo de documentación. Tendrás que ir combinando los temas para que ninguno se quede sin empezar, pero la eficiencia real está en saber priorizar.

Para priorizar con eficiencia, hay tres cosas que debes tener en cuenta:

1.Qué temas son más importantes

2.Qué temas son más urgentes

3.Qué temas hay con más posibilidades de que te pidan que reportes, ya sea el cliente o tu propia empresa

Organiza a diario tus tareas dedicando 10 minutos al finalizar tu jornada

Así podrás dejar bien archivados los temas y decidido por donde empezar al día siguiente, y dedica otros 5 minutos al comenzar la nueva jornada para tener también en cuenta las nuevas tareas que surjan a primera hora.

Ganarás MUCHO tiempo cada día al no desperdiciarlo en tratar de “encontrarte” entre tu maraña de papeles, pestañas abiertas de páginas Web y prioridades confusas.

Sigue estos consejos que te ayudarán a eliminar el desorden físico y mental, y a mejorar tus resultados en la organización del trabajo.

“El éxito es un estado de la mente. Si quieres éxito, comienza pensando en tí mism@ como alguien exitos@.” JOYCE BROTHERS

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Coaching de equipos, ¿qué ventajas aporta?

El coaching se ha popularizado, los coaches ya no escuchamos continuamente ‘¿Que te dedicas a qué? ¿Y eso qué es?’. Sin embargo, al oír hablar de ello se tiende a pensar en el coaching individual. Todavía pocos conocen el coaching de equipos y el coaching de grupos, y qué ventajas aportan en el desarrollo profesional y el crecimiento personal.

Hoy hablamos de qué es el ‘coaching de equipos’ y qué diferencias hay con el coaching de grupos. También de los procesos intra-departamentales, y de los procesos inter-departamentales dentro del coaching de equipos.

Coaching de equipos

Los procesos de coaching en sesiones privadas ‘uno a uno’ son la base de esta disciplina, fue así como se creó el coaching. Posteriormente surgió la posibilidad de trabajar desde el coaching en departamentos o áreas de la empresa con problemas internos o áreas mejorables; y entre departamentos que, independientemente de que tuvieran o no áreas mejorables internamente, sí las tenían en su confluencia con otros departamentos.

En el coaching de equipos se escucha a todas las partes, y se favorecen la creatividad en la resolución de problemas o conflictos, las relaciones, el respeto mutuo, la comprensión de los valores de la empresa, el espíritu de equipo, y la autonomía en el desempeño del propio puesto de trabajo.

Coaching de equipos vs. coaching de grupos

coaching de equipos – La/el coach trabaja para encontrar puntos en común entre los participantes, ayudando a crear un equipo integrado y cohesionado, en el que todos conocen y valoran la aportación de los demás, consiguiendo mayor motivación y mejor comunicación y rendimiento, ayudando a la resolución de problemas.

Coaching de grupos – La/el coach trabaja un tema común, que cada participante aplicará en sí mismo o en otros entornos, pero no en el grupo. Independientemente de que el tema sea de crecimiento personal o desarrollo profesional, lo que une a los participantes es el interés por mejorar en una misma área.

Procesos Inter-departamentales vs. Procesos Intra-departamentales

Inter-departamentales – Cuando el coaching de equipos se lleva a cabo dentro de un área, departamento, equipo deportivo, etc., llevando a sus componentes a trabajar en equipo, a mejorar la comunicación entre ellos, a crear buen clima laboral, etc. En definitiva, ‘a hacer piña’. Suele solicitarlo la/el líder del equipo.

Intra-departamentales – Cuando el coaching de equipos se lleva a cabo entre distintas áreas o departamentos, generalmente con sus responsables, para mejorar la coordinación, comunicación, etc. entre ellos. La dirección ve la necesidad cuando una mala coordinación entre dos o más áreas está repercutiendo en la productividad, las ventas, la atención al cliente, etc.

El coaching de equipos sirve para que un área de la empresa trabaje con un/a coach en crear un equipo cohesionado, en el que todos conocen y valoran la aportación de los demás, consiguiendo mayor motivación y mejor comunicación y rendimiento. El coaching de grupos sirve para que un grupo de personas trabaje con un/a coach sobre un tema común, ya sea de crecimiento personal o de desarrollo profesional.

“Trabajar en equipo no es una virtud, es una elección consciente y voluntaria que surge construyendo lazos de confianza, basados en la vulnerabilidad humana que muestran los integrantes del equipo, ante sus errores, temores, y dificultades” Patrick Lencioni

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Reducción de jornada, ¿conciliación o maldición?

Hace años que la Ley en España permite solicitar la reducción de jornada en el trabajo, que puede pedir el padre o la madre indistintamente, para niños/as hasta los 8 años; y que puede pedir cualquiera con un familiar con dependencias a su cargo. Se trata de un derecho adquirido por los trabajadores tras demandarlo muchos años por la dificultad que tienen los progenitores para la conciliación de la vida laboral y familiar.

Hoy te voy a contar lo que dice la Ley, pero también lo que desgraciadamente les ocurre en la realidad a muchas personas que tras solicitar la reducción de jornada sufren consecuencias negativas en sus puestos de trabajo.

Casos en que puede solicitarse la reducción de jornada de trabajo

□ Guarda legal – padres/madres y tutores/as con hijos/as menores de 8 años.

□ Guarda legal – padres/madres y tutores/as con hijos/as con discapacidad física, psíquica o sensorial, que no desempeñe una actividad retribuida.

□ Cuidado de un familiar directo hasta el 2º grado, que por razones de edad, accidente o enfermedad, no pueda valerse por si mismo y no desempeñe una actividad retribuida.

* Para cuidar a hijos/as o tutelados/as menores de 18 años, hay condiciones especiales en caso de hospitalización de larga duración con necesidad de cuidado directo.

Condiciones para solicitar la reducción de jornada de trabajo

□ Por ley, la reducción de jornada debe ser como mínimo de 1/8 y como máximo de 1/2 de la jornada de trabajo. El salario bruto se reduce en la misma proporción.

□ El trabajador puede decidir el horario y el periodo de reducción. Aquí hay un cambio, según la Ley 3/2012 de 6 de julio, la reducción debe referirse a la jornada Diaria. Ya no se pueden acumular días enteros sin trabajar.

□ La ley no exige ni impone ningún plazo de antelación para comunicar la solicitud, puede solicitarse en cualquier momento.

□ La ley no exige que se haga por escrito, pero es conveniente hacerlo, poniendo cuanto se va a reducir la jornada, el nuevo horario de trabajo que se propone y la fecha de inicio.

□ Si te despidieran por esta solicitud, sería despido Nulo por vulneración de los derechos fundamentales.

□ Sí es compatible con el permiso de lactancia, se pueden disfrutar a la vez.

□ Cuando hay discrepancias con la empresa respecto al horario propuesto o el periodo de disfrute, hay que presentar una demanda ante los Juzgados de lo Social para que se reconozca el ejercicio de este derecho, a través del procedimiento “urgente y preferente”, que es el previsto para estos casos en la Ley de Procedimiento Laboral.

Lo que ocurre en algunas empresas por la reducción de jornada de trabajo

Ya han pasado suficientes años para que las empresas tengan asumido el derecho de sus empleados a la conciliación mediante la reducción de jornada. Eso ayuda, ya que cuando se adquirió ese derecho casi todos los trabajadores necesitaban denunciar para poder disfrutar de su reducción.

Lamentablemente, aún es relativamente frecuente que las personas que solicitan la reducción sean “castigadas” con la excusa de que yendo menos horas no pueden hacer el trabajo que desempeñaban hasta entonces, pasando a desempeñar puestos muy por debajo de su cualificación y curriculum.

Y esto se agrava si la persona tenía un puesto de responsabilidad, ya que muchas empresas interpretan que los mandos intermedios y los directivos deben fidelidad absoluta a la empresa, y ven la reducción de jornada como una deslealtad.

Este problema ocurre indistintamente, ya sea el trabajador hombre o mujer.

La realidad de la reducción de jornada

Aunque las leyes van avanzando en el tema de la conciliación, aún no se ha alcanzado el equilibrio entre los intereses empresariales y los derechos a la conciliación familiar de los trabajadores. No podemos dormirnos, debemos apoyar a todas las organizaciones que trabajan para mejorar esta realidad. También debemos reconocer la labor de muchas empresas que hacen un esfuerzo por facilitar a sus empleados la reducción de jornada.

No ayuda nada a la conciliación la terrible costumbre española de permanecer en el trabajo de oficina hasta las 7 de la tarde, desperdiciando dos horas “para comer”; o que los comercios permanezcan abiertos hasta las 8,30 de la tarde, cerrando de 2 a 5 “para comer”. Mientras, en el resto de Europa y en Norte America se trabaja de 9 a 5, utilizando para comer el descanso de la mañana, y dejando la tarde para la vida personal.

Si estás pensando en pedir una reducción de jornada o ya la estás disfrutando, y tu empresa no colabora, trata de no dejarte abatir por el miedo a tu empresa, a tu jefe o a tus compañeros. No tienes que aguantar que te ninguneen, hay incluso algún caso de mobbing por este motivo. Creo que si no te defiendes, a la larga acabarás perdiendo cualquier motivación por tu trabajo y es fácil que termines abandonando.

Exige tu derecho a la conciliación en el trabajo, ya sea mediante la reducción de jornada o mediante la racionalización de horarios.

Además, el respeto por ti misma debe empezar exactamente por ahí: por ti misma.

“El mejor legado de un padre a sus hijos es un poco de su tiempo cada día”

Leon Battista Alberti

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