Organización del trabajo y eficiencia mediante tu agenda

Llevar una agenda mejora nuestra eficiencia en la organización del trabajo y en nuestra gestión del tiempo.

La agenda tiene una importancia fundamental. No en vano una de las tareas más importantes de los/as ayudantes ejecutivos consiste en conseguir la mayor eficiencia en la organización del trabajo y la gestión del tiempo de los directivos, llevando al día su agenda.

Acerca de la agenda

Es liberador apuntar todo aquello que tiene una fecha y hora determinada. Tan pronto como queda plasmado en la agenda nos sale un suspiro, “ahora sé que no se me olvidará y no quedaré mal con el cliente, compañero, jefe, proveedor, etc.”. ¿Para qué preocuparnos de olvidar algo? ¿O para qué fiarnos de nuestra memoria y tener que estar pendientes de no olvidarlo?

Aquí la autodisciplina es fundamental. Para que el sistema funcione con eficiencia es imprescindible que vayamos apuntando todo a medida que surge, y también que consultemos la agenda con frecuencia, al menos al llegar al trabajo, al volver de comer y antes de salir del trabajo. Aunque lo ideal es chequearla más a menudo por si ha surgido algo nuevo, o nos hemos olvidado de algo.

Elementos auxiliares

Las bandejas, ya sean de plástico para carpetas de papel, o las de Outlook o en la nube de tu proveedor de correo electrónico si se trata de documentos recibidos por email, son imprescindibles para la organización del trabajo, tal como te comentaba en mi artículo “Cómo ganar eficiencia en la organización del trabajo”.

Te ayudará tener varias bandejas rotuladas apiladas, para colocar las carpetas según si se trata de un tema profesional o personal; si es algo importante, para hacer en el día, urgente, menos urgente, para archivar, etc. También es necesario un buen sistema de archivo, tanto virtual como físico.

La libreta donde apuntarlo Todo

Además de la agenda, son múltiples las ventajas de una libreta, y a mi parecer llevarla siempre es imprescindible para ganar en eficiencia. Lleva siempre contigo una pequeña libreta y un bolígrafo, porque las personas tendemos a olvidar las cosas, especialmente si nuestro trabajo mueve mucha información.

Escribir todo lo que tenemos que hacer, pedir, llamar, incluso las ideas que se nos ocurren, nos resta estrés porque ya no tenemos que estar tratando de no olvidarlo. Si después pasamos la información a la agenda poniendo fechas a las tareas, estaremos ayudando a la organización del trabajo.

Una buena organización del trabajo requiere de agenda para poder cumplir los compromisos, fechas de entrega y poder optimizar el tiempo. Además debe ir acompañada de carpetas y un buen sistema de archivo que aumentarán la eficiencia. Es muy importante también tener por escrito todo aquello que se nos ocurre, ideamos, recordamos o planificamos, para lo que es ideal llevar siempre una libreta.

“La mayoría de la gente fracasa no por falta de talento, dinero u oportunidad; fracasa porque nunca planifica por escrito” – Robert H. Shuller

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Estrategias para superar el miedo al fracaso

El ser humano está lleno de miedos, y el miedo al fracaso es uno de los que más afectan a la autoestima y el liderazgo. Pero si cuando las cosas no salen como esperábamos entendemos que hemos aprendido una nueva forma de cómo no hacerlo, no habrá fracaso, únicamente habremos hecho “nuevos aprendizajes”.

Una de las cosas que suelo preguntar a mis clientes de Coaching es “qué entiendes tú por éxito”. En este caso te pregunto, “qué entiendes tú por fracaso”. Si te tomas un tiempo para contestar esta pregunta, te darás cuenta de que no podemos llamar fracaso a todo aquello que no sale a la primera como esperábamos, sería una exageración.

En el artículo de hoy vamos a ver estrategias para que puedas vencer ese miedo al fracaso que a veces te acecha encogiéndote el estómago.

Cuestiona tu miedo

¿Realmente a qué le tienes miedo? Hasta que no sepas cual es el verdadero motivo de ese miedo al fracaso, no podrás vencerlo. Pregúntate qué es lo peor que podría pasar si fracasas, ya que en la mayoría de las ocasiones lo máximo que podría ocurrir no justifica tanto miedo al fracaso.

Ten en cuenta que como te comentaba en mi artículo “Qué hacer cuando los demás se empeñan en querer llevar razón”, el ser humano es relacional y necesita sentirse aceptado y querido. Cuestiónate de qué está hecho tu miedo, porque nadie va a rechazarte si intentas algo y no te sale a la primera, el mundo no se hundirá bajo tus pies. Si tú tienes claro que prefieres arriesgar para llegar, no importa lo que piensen los demás.

El miedo se vence poniéndote en acción

El miedo tiene un efecto paralizante que nos impide actuar. Y como dice el proverbio chino, “el fracaso más grande es nunca haberlo intentado”. En lugar de permitir que el miedo te paralice, actúa de inmediato, atrévete. Será la única manera en que tendrás opción de conseguir el éxito (sea lo que sea el éxito para ti).

A veces te ayudará apoyarte en alguien, otras veces te ayudará la relajación, pero siempre tienes que pensar que tú puedes, que el miedo es sólo una mala pasada que te juega tu mente, y que tienes que tomar tus decisiones basándote en tu intuición. Bloquea tus pensamientos negativos para que no te limiten.

Aprende de quienes ya han alcanzado el éxito

¿Sabes qué dicen los gurús del dinero? Que nadie ha llegado a ser rico sin haberse arruinado antes. ¿Y sabes qué recomiendan? Que si vas a montar un negocio o vas a invertir tu dinero, es mejor que te estrelles lo antes posible y habiendo invertido una cantidad no demasiado alta. Así de asumido tienen que no se llega al éxito financiero sin haber conocido el supuesto “fracaso” primero.

Y esto no sirve sólo para temas financieros; aprende de los que ya alcanzaron anteriormente lo que tú persigues ahora, sea de la índole que sea. Y ten muy claro que si ellos se hubieran paralizado por el miedo al fracaso, nunca habrían llegado a alcanzar el éxito (sea lo que sea aquello que cada uno/a entienda por éxito).

Uno de los mayores problemas que tenemos los occidentales es la nula capacidad de frustración. Si quieres llegar al éxito:

– aprende a vivir con que las cosas no te salgan a la primera

– no permitas que la opinión de los demás te desmoralice

– ten siempre presente tu “porqué”, tu motivación para querer llegar

Así harás desaparecer tu miedo al fracaso.

“Sólo una cosa vuelve un sueño imposible: el miedo a fracasar”. Paulo Coelho

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3 Tips que te ayudarán en tu Conciliación de la vida laboral y familiar

Desgraciadamente no existe una fórmula mágica que permita una conciliación y una gestión del tiempo que encaje con todas las personas.

Tampoco existe un número de horas ideal para dedicarle al trabajo, al ocio, a los hijos…

Esto no quiere decir que no haya cosas que podamos hacer para mejorar nuestra conciliación de la vida laboral y familiar.

Aquí tienes 3 tips que espero te ayuden.

Debes tener muy claro cuales son tus prioridades

Esto parece obvio ¿verdad? Pues aunque parezca mentira la mayoría de las personas no se paran a analizar qué quieren realmente en la vida, qué es prioritario para ellas, a quien y a qué quieren realmente dedicar su tiempo, tanto en su vida laboral como en la personal.

Va a ser duro, pero tendrás que aceptar tu prioridad número uno tanto en tu tanto en tu vida laboral como en la personal, como en la personal, y ponerla por delante, sea cual sea tu decisión. Y sea cual sea tu decisión estará bien, porque será la tuya. Nadie puede decidir por ti, ni debes dejarte influir por la opinión de los demás a la hora de marcar tus prioridades. No dejes que nadie te haga sentir culpable, no les des el poder sobre ti.

Aprende sobre la Gestión del tiempo en tu vida laboral y familiar

Respecto a la conciliación de la vida laboral y familiar, también es obvio que el tiempo que pasas charlando al lado de la máquina del café o haciendo pasillo será al final del día menos tiempo para tu vida personal si eso implica salir más tarde.

La distribución de tareas tiene que estar balanceada

Pues sí, efectivamente el tercer tip también es obvio. Aunque yo siempre insisto en que la conciliación no es sólo cosa de madres, ya que las mujeres sin hijos también deben disfrutar de su vida personal, es cierto que las madres tienen mayor carga de trabajo en casa, además de la tarea de educar y la necesidad de pasar tiempo de calidad con sus hijos.

No caigas en la trampa de cargarte de tareas del hogar por no discutir o no perseguir a tu pareja. Incluso si tienes que enseñarle a hacer las cosas te merecerá la pena, ya que ese aprendizaje hará que no te sobrecargues en el futuro. Te aconsejo que siempre que te lo puedas permitir contrates a alguien que os ayude en casa. Además de quitarte tareas, estarás generando un puesto de trabajo, aunque sea a tiempo parcial.

Seguiremos hablando sobre Conciliación de la vida laboral y familiar en futuros artículos, hoy he querido darte una primera visión sobre ello y sobre la gestión del tiempo, aunque el tema da para mucho más.

“Toda dificultad eludida se convertirá más tarde en un fantasma que perturbará nuestro reposo”. Frèdèric Chopin.

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